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編者按：以下這三本書成功地讓我的時(shí)間使用效率變得更好了，并且可以明顯的感覺到我的壓力小了很多，以及精力更加充沛了。本文來自編譯，希望對您有所啟發(fā)。
(資料圖片僅供參考)
如何聰明地利用時(shí)間，以至于每周可以節(jié)省 20 個(gè)小時(shí)。
我不知道你的情況是怎么樣的，反正我曾經(jīng)的狀態(tài)是很忙很忙，而且是為了忙而忙。
可是忙碌并不總是意味著高效。
你完全可以忙到什么事都做不完！
在我目前的工作中，我需要同時(shí)管理多個(gè)跨許多不同門類的項(xiàng)目。
而在我的業(yè)余時(shí)間里，我是一位家長，一只寵物的主人，家庭護(hù)理員和一名自由撰稿人。
盡管身兼數(shù)職，我仍然能很好地平衡自己的工作和生活，并且始終保持著好的精神狀態(tài)。
作為一個(gè)有閱讀障礙和注意力缺陷多動(dòng)障礙（ADHD）的人，我曾經(jīng)非常努力地想要利用好自己的時(shí)間。
幾年前，我讀了三本書，這三本書成功地讓我的時(shí)間使用效率變得更好了。
而且閱讀這些書還帶給了我一些額外的好處——我可以明顯的感覺到壓力小了很多，以及精力更加充沛了。
我可以在混亂的生活和無法停止的改變中頑強(qiáng)生活了。
你一定會(huì)問，三本書是如何做到這一點(diǎn)的？
我認(rèn)真地花時(shí)間閱讀了有關(guān)提高工作效率和時(shí)間管理方面的書籍。
我發(fā)現(xiàn)了每周如何能騰出 20 個(gè)小時(shí)的方法！
我從只能管理一個(gè)項(xiàng)目變成能夠同時(shí)輕松管理好幾個(gè)項(xiàng)目的人了。
那么，是什么書帶給了我這些額外的時(shí)間呢？
作者：布萊恩·特雷西（Brain Tracy）
《吃掉那只青蛙》（Eat That Frog）作者：布萊恩·特雷西（Brain Tracy）
“最浪費(fèi)時(shí)間的事情之一，就是把根本不需要做的事情去做得很好?！薄既R恩·特雷西，《吃掉那只青蛙?。?1個(gè)停止拖延的好方法，用更少的時(shí)間做更多的事情》
如果你只有空閱讀書單上的一本書，那就選這本吧!
吃掉那只青蛙是布萊恩·特雷西發(fā)明的一種提高工作效率的方法。
“青蛙”指的是你必須完成的最重要的或最有影響力的任務(wù)(MIT)。
每天在早上的時(shí)間“吃青蛙”，你的工作效率會(huì)更高，壓力也會(huì)更小，能更好地應(yīng)對這一天內(nèi)的任何事情。
這種方法實(shí)際真的幫助我更快地達(dá)到了我的目標(biāo)。
雖然《吃掉那只青蛙》以其同名的建議而聞名，但這本書本身也提供了 21 條簡單的原則來提高工作效率。
我最喜歡的方法是時(shí)間限制管理、工作任務(wù)優(yōu)先排序還有帕累托原則。
“每個(gè)人都有拖延的情況……然而高效者和低效者的區(qū)別在很大程度上是取決于他們選擇拖延的是什么?！薄既R恩·特雷西，《吃掉那只青蛙！》
拖延癥通常被認(rèn)為是一件壞事，但它在一定程度上可以被接受的原因是，我們通常用它來逃避 “青蛙”，而不是專注于解決它們。
比如作為一名閱讀困難癥患者，我的思維往往更加視覺化。所以如果我的樣子看起來像是正在做白日夢，千萬不要僅僅被表面現(xiàn)象蒙蔽了。
我會(huì)在腦海中描繪一項(xiàng)工作任務(wù)，并試圖從各個(gè)角度來看待它。
工作并不總是意味著在電腦前忙著打字。以愛因斯坦和牛頓為例，他們最好的工作恰恰是在他們花時(shí)間做白日夢的時(shí)候完成的。
自從讀了這本書之后，我把每天早上的時(shí)間都給了 MIT（最重要的/最有影響力的工作）。
在這段時(shí)間里，我的手機(jī)通知會(huì)設(shè)置為自動(dòng)靜音，也不會(huì)在這段時(shí)間里預(yù)約任何會(huì)議。我只專注于手頭的任務(wù)，幾乎進(jìn)入了一種心流的工作狀態(tài)。
我也利用這段時(shí)間學(xué)習(xí)新技能，或與我的導(dǎo)師進(jìn)行溝通討論。每周五我都會(huì)抽出一些時(shí)間來反思這一周是怎么過的，哪些事情我本可以做得更好，哪些事情真的做得不錯(cuò)。
我也會(huì)展望未來一周，把未來的“青蛙”安排好。
“沒有被寫下來的目標(biāo)只是一個(gè)愿望或幻想……未成文的目標(biāo)會(huì)導(dǎo)致工作混亂、模糊、誤導(dǎo)性和許多錯(cuò)誤的發(fā)生?！薄既R恩·特雷西，《吃掉那只青蛙！》
特雷西推薦的排序方法是分類 ABCDE…
?“A 級”-你必須完成的任務(wù)，也就是你的“青蛙”。如果你有不止一件必須要做的任務(wù)，你可以根據(jù)重要程度將它們排序。我的 A 級任務(wù)被寫入我的在線工作日歷中。
?“B 級”——你應(yīng)該做的事情，但沒有太大影響或不重要。比如說，禮貌性回復(fù)一封電子郵件，或者處理一些并不是馬上就要到最后時(shí)限的事物。這些任務(wù)仍然要在我的工作日歷中被分配時(shí)間，但并不是緊急的。
?“C 級”——很容易完成的任務(wù)。這些都是你喜歡做的事情，而且如果沒有完成的話，也幾乎沒有什么不良后果。
?“D 級”——可以委派給別人的任務(wù)，或者你可以自動(dòng)進(jìn)行委派，這樣你就有更多的時(shí)間做“A級”任務(wù)。
?“E 級”——你可以拒絕或刪除這些任務(wù)。因?yàn)榫瓦B把它們委托給別人做都是沒有價(jià)值的。
這是傳奇的 20/80 法則，我承認(rèn)直到讀了這本書我才真正明白其中的含義。特蕾西對其解釋得很好?；旧厦總€(gè)人都是通過 20% 的努力帶來 80% 的結(jié)果。
所以，一定要把你的“青蛙”整理好，專注于它們，這樣你就會(huì)做對事情并且走向成功。
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“一定要每天都要練習(xí)這些原則，直到它們逐漸成為你的第二天性。” ——布萊恩·特雷西，《吃掉那只青蛙！》
特蕾西教會(huì)了我如何更好地計(jì)劃、分清輕重緩急、做好準(zhǔn)備并積極主動(dòng)面對我的“青蛙”。
?任務(wù)就是你的“青蛙”——定義它們，確定優(yōu)先級順序，分配合適的時(shí)間去“吃掉它們”。如果你沒有吃完它們，就把它們委派給別人或直接消滅掉！
?特雷西建議你要有一個(gè)待辦事項(xiàng)清單（千萬不要忘記自己的 ABCDE……），我把自己的任務(wù)清單再度升級了，把它合并到我的在線工作日歷中。
?帕累托原則指出，你往往是從 20% 的工作中獲得 80% 的結(jié)果。所以，認(rèn)真關(guān)注你的“青蛙”，必須要優(yōu)先處理那 20% 對你來說最重要的任務(wù)。
?將任務(wù)分組為：立刻去做、可推遲去做、可委派他人去做、刪除不做。如果你不能將工作委派出去，那就盡量優(yōu)化以節(jié)省額外的時(shí)間。
作者：邁克爾?赫佩爾 （Michael Heppell）
《超級時(shí)間整理術(shù)》（How to Save an Hour Every Day），作者：邁克爾?赫佩爾 （Michael Heppell）
“你想每天都能多出一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，每天都做你想做的事嗎?”——邁克爾?赫佩爾，《超級時(shí)間整理術(shù)》
這本書誤導(dǎo)了我，因?yàn)樗f它可以每天幫我節(jié)省一個(gè)小時(shí)。
而實(shí)際上這本書幫助我每天節(jié)省了大約 2.5 小時(shí)的工作時(shí)長。
從時(shí)間跟蹤器到價(jià)值 10 萬美元的想法。
當(dāng)我讀到這本書的第 10 頁時(shí)，我已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)自己的時(shí)間追蹤器，或者把它看做一種對時(shí)間進(jìn)行的審計(jì)工作。我決定用一個(gè)多月的時(shí)間來觀察記錄自己的時(shí)間使用狀況。
我簡直不敢相信自己浪費(fèi)了這么多時(shí)間，尤其是用于處理郵件的時(shí)長。
我們相信你每天肯定能擁有更多的時(shí)間。關(guān)鍵在于你怎么處理它，而這取決于你自己。
時(shí)間單位是很重要的，建議你不要以小時(shí)做為單位，而要以 15 分鐘為單位。
“在每天結(jié)束的時(shí)候，寫下明天要做的五件最重要的事情”——邁克爾·赫佩爾，《超級時(shí)間整理術(shù)》
查爾斯·施瓦布（Charles Schwab）曾是世界上最富有的人之一。
一位年輕人說他有個(gè)想法，如果施瓦布喜歡這個(gè)想法的話，他就應(yīng)該按他認(rèn)為這個(gè)想法值多少錢付給他。
這個(gè)想法很簡單，但卻非常強(qiáng)大。
這個(gè)想法就是：寫下第二天需要做的五件最重要的事情。
施瓦布按照這個(gè)想法的要求嘗試了一個(gè)月的時(shí)間。
最終，嘗試的結(jié)果給他留下了深刻的印象，他獎(jiǎng)勵(lì)了這個(gè)年輕人 10 萬美元。
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?專注于你自己的每一個(gè) 15 分鐘的使用方式。
?做一個(gè)時(shí)間追蹤器，看看目前你是如何利用工作時(shí)間的。盡量得到一個(gè)理性中立客觀的結(jié)論。如果確實(shí)沒有必要再改變了，那就不用去做這件事了。
?在一天結(jié)束的時(shí)候，寫下你明天最該去做的 5 件事，然后堅(jiān)定地去做。如果這還不是你已經(jīng)在做的事情，那么請現(xiàn)在就開始嘗試一個(gè)月吧——就像施瓦布曾經(jīng)做過的一樣。
作者：肯?布蘭佳（Ken Blanchard）/斯賓塞·約翰遜（Spencer Johnson）
《一分鐘經(jīng)理人》（The One Minute Manager），作者：肯?布蘭佳（Ken Blanchard）/斯賓塞·約翰遜（Spencer Johnson）
“我花在別人身上的時(shí)間是最寶貴的。”——肯?布蘭佳/斯賓塞·約翰遜，《一分鐘經(jīng)理》
《一分鐘經(jīng)理人》這本書在全球售出了 1300 多萬冊。
雖然這本書現(xiàn)在已經(jīng)被列為經(jīng)典書籍，卻仍然與當(dāng)今的職場現(xiàn)狀非常相關(guān)。
這本書可以告訴你如何從員工那里獲得卓越的工作結(jié)果的同時(shí)，減少花費(fèi)在管理方面的時(shí)間。
這一切的秘訣就是授權(quán)。許多沒有經(jīng)驗(yàn)的新經(jīng)理傾向于對員工進(jìn)行微觀管理，或者也可以解讀為控制。
但這會(huì)占用你更多的時(shí)間，并導(dǎo)致工作效率低下。
畢竟沒有人喜歡對自己缺乏信任、覺得可以對下屬頤指氣使的經(jīng)理。
這是一種基于與員工進(jìn)行一分鐘高效互動(dòng)的管理方法。
它可以使工作更有效率，更加快樂，更好地提供客戶支持，并讓員工感覺到更有能力完成自己的角色。
一分鐘的目標(biāo)，一分鐘的員工表揚(yáng)話語，一分鐘的訓(xùn)斥話語。
所有這些都是教導(dǎo)管理者如何能成為更好的領(lǐng)導(dǎo)者，如何能更有效地發(fā)揮自己的影響力的好建議。
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?確立目標(biāo)是非常重要的，但也不要忘記，每天花一分鐘來反思它們。
?每天花一分鐘的時(shí)間對員工進(jìn)行真誠的表揚(yáng)。如果有什么地方出了問題，花一分鐘的時(shí)間去訓(xùn)斥——一定不要太長。然后再花一分鐘的時(shí)間一起解決問題。
?你會(huì)驚訝于你在一分鐘內(nèi)所能做的事情竟然有這么多。
綜上所述
這三本書幫助我將忙碌的工作變得更有效率，并且不僅在工作中，放到我的家庭生活中也是如此。
這幾本書都非常易于閱讀，下面是每本書為我節(jié)省的時(shí)間的明細(xì)——
?在實(shí)際應(yīng)用《吃掉那只青蛙!》后每周可以節(jié)省 5.5 小時(shí)。
?《超級時(shí)間整理術(shù)》——赫佩爾的建議為我每天節(jié)省了一個(gè)多小時(shí)。多虧了他，我才能夠每周多余出了 12.5 小時(shí)。
?《一分鐘經(jīng)理人》——每周為我節(jié)省大約 2 小時(shí)。
一周節(jié)省的總時(shí)間為——20 小時(shí)
這三本書的主要主題是——
?設(shè)定目標(biāo)是非常重要的，要把它們寫下來，并把它們變成“青蛙”。拿我來說，我會(huì)先設(shè)定一個(gè)目標(biāo)，然后在工作日歷上為它分配工作時(shí)間，以及確定這項(xiàng)工作結(jié)束的日期。這樣我就能得到及時(shí)的提醒。我每天都會(huì)反思我的目標(biāo)，但只花費(fèi)一分鐘。這意味著我不可能會(huì)忘記自己的目標(biāo)。
?你會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，如果你刪去了所有瑣碎的事情，每天 1-15 分鐘的時(shí)間你能完成的事情特別多。
?想想你將如何和誰一起度過每一段時(shí)間。這是一種投資，還是只是在浪費(fèi)你的時(shí)間？
?如果一項(xiàng)任務(wù)可以在一分鐘或更短的時(shí)間內(nèi)完成，那就直接去做；委派出去一些工作，看看哪些任務(wù)甚至可以自動(dòng)完成。我把在線工作日歷自動(dòng)化了，所以，是它在為我工作，而我不再是它的奴隸。我還專門設(shè)置了一個(gè)“無人辦公”的頁面，引導(dǎo)人們可以自行找到他們需要的信息，以解答一些最常見的問題。僅這一項(xiàng)設(shè)置就為我每周節(jié)省了大約一個(gè)小時(shí)。
?人還是要狠一點(diǎn)，畢竟時(shí)間很寶貴，很值錢。學(xué)會(huì)授權(quán)委派或工作自動(dòng)化，如果沒有價(jià)值的事情就堅(jiān)決對它說不。
如果你想開始更加有智慧地管理自己的時(shí)間，我強(qiáng)烈推薦這三本書。當(dāng)然不是這些書中的所有觀點(diǎn)都對你有用，但除非你真的去試一試，否則你永遠(yuǎn)不會(huì)知道答案。
對我來說，它們毫無疑問地真的已經(jīng)改變了我的工作和生活。我能夠在毫無壓力的情況下承擔(dān)更多的任務(wù)了。
譯者：TeresaChen
關(guān)鍵詞： 做的事情 一個(gè)小時(shí) 提高工作效率
